Organizacija dešavanja u hotelu

Organizovanje dešavanja je dobra šansa za hotel da ostvari dodatan promet i u slučaju da dešavanje prođe bez zamerki, može poslužiti kao dobar reklamni efekat.

Tako se mogu pronaći novi krugovi gostiju, može se postići veće opterećenje soba, može se postići bolje korišćenje saradnika i može se ostvariti baza za ponovna poslovanja.

U hotelijerstvu se razlikuju dešavanja koja se organizuju u hotelu i one koje su van. Organizacija skupova uslovljava usku saradnju svih odeljenja u hotelu.

U najvažnije vrste skupova koji se organizuju u hotelu ubrajaju se:

Banket

je najprimenjenija ali i takodje i najelegantnija forma  dešavanja. Kada se naruči banket tačno se odredi tok, meni i piće, dekoracije, oblici stolova. Banketi se pre svega vezuju za venčanja, krštenja, slavlja firme i gradskih prijema.

Bife

je manje zahtevan u smislu korišćenja osoblja za banket, a pored toga je i veoma omiljen medju gostima, pošto imaju veliki izbor najrazličitijih hladnih i toplih jela.

U gastronomiji se razlikuju zavisno od vrste događaja otvoreni i zatvoreni bife. U otvorenom bifeu se govori kada objekat svim gostima u različito doba dana i za različite povode nudi bife i pri tome na primer jedan paušal za obračunavanje po gostu. Zatvoreni bife se naprotiv organizuje po željama naručioca i po broju gostiju (najčešće u jednoj odvojenoj prostoriji) i naručilac dobija račun.

Seminari, zasedanja

su zadnjih godina postigli veće vrednovanje u hotelijerstvu. Ova dešavanja se uglavnom dogadjaju u jesen, zimu i proleće, i ne zavise od vremenskih uslova. Razlikuju se jednodnevna i višednevna dešavanja. Dok se kod jednodnevnih dešavanja u centru pažnje ne nalaze konzumacije, veće potrebe prostora, kod višednevnih je važna konzumacija kao i potreba za prostorom i sobe za goste.

Balska dešavanja

ovo dešavanje može da se odigra u samom objektu ili izvan hotela, kada je privatno organizovan za naručioca. Kada se organizuju unutar objekta, onda se to mora učiniti u najvećoj prostoriji, sa visokim plafonom, svečanog izgleda. Balovi često imaju humanitarni karakter.

Koktel žurke, prijemi

ovaj način događaja dolazi iz Amerike i maksimalno je ograničeno 2 sata. Prijemi su na primer pogodni za zatvaranje konferencija, ili kao okvir za prezentaciju proizvoda. Gosti prijema nisu vezani za vreme, oni mogu po prohtevu da odu i da dođu.

Prijemi se najčešće organizuju kao „stojeći prijemi“ što znači da je prostor opemljen stolovima i malim brojem mesta za sedenje pored zidova. U okviru koktel žurke može biti ponudjen mali koktel bife. Često serviraju male zalogajčiće i piće.

Events

su trendi dešavanja. One se organizuju ili radi marketinga ili PR događaja za promovisanje nekog proizvoda.

Sva dešavanja koja se organizuju u hotelu mogu se organizovati i van njega.

Da bi se dešavanja van hotela optimalno sprovela, objekat mora da učini i izvesne investicije, da bi imao potreban prostor za izvođenje događaja van kuće. Dalje, potrebni su dodatni radnici, ako domaći tim nije dovoljan. Prednost je u tome što se po potrebi nogu ubaciti fleksibilni radnici, radnici na određeno vreme.

Dešavanje van hotela mora da bude veoma dobro organizovano pošto često na mestu ne postoji mogućnost da se jela završe ili da se zaboravljeni predmeti dopreme. Zbog toga se preporučuje da se za to napravi lista provere, odnosno ček lista.

Neophodni uslovi za organizacij dešavanja u hotelu

Da bi se skupovi mogli izvršiti moraju se od strane objekta dati odredjene mogućnosti. Tu se ubrajaju odgovarajuće prostorije (ekstra sobe, prostori za banket, bal i one koji imaju više upotrebnu funkciju i prostorije za konferencije i seminare), koje su odvojene od ostalih prostorija za goste.

Uz to je potreban i dodatni inventar (na primer pribor za jelo, posuđe, čaše, stolnjaci) ali takođe i dodatna oprema ( sporedna kuhinja, izdavanje pića, liftovi za hranu, tehnički uređaji za seminare).

Prostorije

Samo onda kada su na raspolaganju odgovarajuće prostorije moguće je ponuditi specijalne ponude za događaje. Prostorije moraju odgovarati traženom povodu jer ni jedan bračni par ne želi da slavi sa neraspoloženim gostima, ni jedna firma ne želi da održi seminar u prometnoj gostionici. Odgovarajući prostor je važan da bi događaj mogao da uspe. Sve ostalo se smatra nužnim rešenjem i neće zadovoljiti ni organizatora ni goste.

Inventar

Trebalo bi uračinati uz to i potrebne predmete. Pri tome bi trebalo obratiti pažnju na posuđe, čaše, vazne, stolnjake, transportne kutije itd. koje zahtevaju smeštaj, zauzimaju prostor, a potrebna im je i nega. Ako su za to mogućnosti objekta ograničene trebalo bi pri ponudi paziti na vrstu kao i obuhvatanje događaja.

Saradnici

Da bi se osigurao uspešni tok skupova, potrebni su školovani saradnici. Broj saradnika koji su potrebni za organizovanje zavisi od sledećih faktora:

–  vrsta skupa

–  veličina i trajanje skupa

–  povod i moto

–  posebne želje domaćina

Dok u malim i srednjim objektima, dešavanja najčešće organizuju direktor, šef kuhinje, ili šef restorana, u velikim hotelima za to postoji posebno odeljenje.

Prvi zadatak pri organizovanju događaja u hotelu je pre svega u tome da se optimalno uspostavi prvi kontakt sa naručiocem, da bi usledila rezervacija. Osim toga bi trebalo tačno da preuzme potražnju i prenese je dalje. Recepcioner daje opšti pregled o događaju, opisuje meni i predlaže pića kao i mogućnosti smeštaja itd. Detaljan pregovor ipak se vodi sa direktorom.

Mape za informisanje

Mapa za informisanje predstavlja neki vid prospekta hotela koji će pokazati kapacitete hotela za organizaciju raznovrsnih dešavanja. Mapa za informisanje sadrži sledeće podatke:

–  informacije o uopštenim uslugama i ponudama hotela i o mestu, položaju i infrastrukturi okoline

–  planovi o individualnoj podeli prostorija, izbor veličine i položaja stolova i stolica

–  nabrajanje tehničke opreme

–  ponude menija i pića

–  ponude za pauze za kafu

–  ponude bifea i sl.

Mape za konferencije

Mapa za konferenciju se izlaže dodatno uz mapu za informacije i sadrži informacije koje se odnose na organizaciju poslovnih događaja. Ona informiše o mogućnostima održavanja sednica, seminara, konferencija ili kongresa u hotelu.

Tu se do detalja opisuju ponude i predstavljaju takozvani paketi za konferencije, ponude za insetive, prostorije i izbor menija i pića, oblikovanje seminarskih pauza, tehnička oprema itd.

Lista provere

Da bi se optimalno organizovala dešavanja potrebne su jasne i precizne informacije i da se rezervacije ujednače. U razgovoru sa naručiocem hotel do detalja se razjašnjava sva pitanja. Na osnovu toga se izrađuje formular za dešavanja koji služi kao interni potsetnik svim odeljenjima.  Na bazi formulara za dešavanje se naručiocu određuje potvrda o nalogu a on je potvrđuje. Sva dešavanja se obeležavaju u kalendaru za dešavanja.

Na recepciji je važno da se tačno znaju sve rezervacije u kući kao i sve moguće rezervacije da ne bi došlo do dupliranja.

Tehnika/Audio vizuelna sredstva

Sledeća pitanja su osnovna pitanja i spadaju u opšta objašnjenja koja treba razjasniti pre početka:

− Da li postojeća infrastruktura odgovara  zahtevima naručioca?

− Da li na odgovarajućim mestima ima dovoljno električnih priključaka i da li je obezbeđena dovoljna snaga (amperi)?

− Da li prostorija može da se zamrači?

− Da li može da se reguliše osvetljenje ?

− Da li sa svih mesta može dobro da se vidi podnosilac referata i projekciono platno?

− Da li u prostoriji mogu da se instaliraju dodatni tehnički aparati?

− Kakva su mesta preseka?

− Da li mogu da se priključe telefoni i faks?

− Da li postoji (wi-fi) internet?

Treba proveriti tehničke uređaje koji su posebno kritični za prostor u kojem će se koristiti. Uključite uređaje koje ćete da koristite na osnovu vaše liste zahteva, i pustite ih da rade. Dešava se da se, na primer, proveri rad projektora ali ne i pointera (daljinskog za menjanje slajdova), pa se mogu desiti neplanirane situacije.

Poznata marka nije garancija dobrog kvaliteta, ako se npr. ne održava kako treba! Da li su na raspolaganju rezervni aparati i da li funkcionišu?

Tehnički uređaji

Uobičajeni tehnički uređaji koji se po izboru, ili kombinovani koriste na skupovima, su sledeći:

– Pult za govornika

– Projektor

– Videorekorder

– Videobim (projekciono platno)

– Kompjuter

– Pojačala

Ponuda tehničkih uređaja se stalno menja. Na tržištu se stalno pojavljuju novi i jači uređaji, pa hotel mora ulagati u osavremenjivanje svoje opreme ukoliko želi ostati konkurentan na tržištu organizacije događaja.

Dokumentacija

Dokumentacija ima za cilj da dopuni i upotpuni centralnu temu nekog skupa ili seminara. To je najčešće fascikla sa potrebnom dokumentacijom. Uobičajeno da se posle predavanja sa prezentacijom, prezentacija dostavi učesnicima u elektronskom obliku.

Dekoracija

Dekoracija je bitan sastavni deo nekog događaja i treba da odgovara celokupnom konceptu skupa. Isplati se da se to prepusti stručnjaku (interno ili eksterno).

U najvažnije elemente dekoracije spadaju:

– Cvetni aranžmani (bolje da budu manji, ali u većem broju i ako je moguće da budu osvetljeni!)

– Zelenilo (može da se iznajmi)

– Zastave (ne preterano); efektno je da na ulazu stoji jedna zastava na postolju

– Znak firme

– Zastavice za sto

– Dekoracija za sto i jelovnici

Interne i eksterne usluge neophodne za organizaciju skupa

Obezbeđenje/čuvari

Obezbeđenje je centralna tema kako kod malih, tako  i kod velikih priredb i i organizatori moraju da je u određenim okvirima obrade već u fazi planiranja. Propisi sigurnosti su važan instrument o kojem mora da se razgovara sa domaćinom (hotelom). Sigurnost mora da zadovolji sledeće kriterijume:

– Panika

– Izbijanje požara

– Smetnje koje izazivaju oni koji stvaraju buku

– Krađa

Na većim priredbama mora se posvetiti pažnja i problemima saobraćaja i parkiranja. Ako se na nekoj priredbi očekujete veći saobraćajni promet, treba se obratiti nadležnoj lokalnoj policiji.

– Sanitet

Da bi se obezbedilo neophodno medicinsko zbrinjavanje na svakoj velikoj priredbi treba da postoji sanitetska ambulanta ili služba.

Fotograf

Ukoliko Vam budžet dozvoljava za priredbe angažujte profesionalnog fotografa. Fotografije su omiljene kao uspomene na priredbu, a mogu poslužiti i kasnije kao promotivno sredstvo.

Firme sa strane

Pod ovim se podrazumevaju firme koje umesto hotela mogu da preuzmu manje ili veće delove oblasti organizovanja na nekoj priredbi. To mogu biti firme koje se bave tehničkom opremom, dekoracijom, obezbeđenjem i sl.

Razgovori posle dešavanja

Posle završetka dešavanja se na jednom sastanku razgovara o dešavanju, na kome su prisutni sve vodje odeljaka kao i saradnici koji su učestvovali. Stavlja se u protokol šta je bilo dobro, a šta nije dobto funkcionisalo, i važno je da se radi sledećih dešavanja preduzmu odgovarajuće mere kako bi se propusti ispravili.

Follow-up

Ako je gost bio zadovoljan organizacijom dešavanja, može doći do njegovih sledećih rezervacija. Ovde se razgovara o zadovoljstvu, uspehu dešavanja kao i o eventualnim žalbama. Dalja dobra mogućnost da bi se proverili tok dešavanja i zadovoljstvo je specijalni upitnik za goste.

Odličan primer je renovirani hotel „Jezero“ na Borskom jezeru. Ovaj hotel postao je omiljeno mesto Borana za organizaciju venčanja i sličnih proslava. S obzirom da na ovakvim dešavanjima često dolazi veliki broj ljudi „sa strane“, oni se tom prilikom upoznaju sa kapacitetima hotela, mogućnostima i lepotom Borskog jezera pa se nakon toga često sami vraćaju ponovo, makar i na vikend.

Sa druge strane gosti ovih proslava koji su iz okoline, a zadovoljni su organizacijom dešavanja, kasnije rezervišu hotel za proslavu svojih dešavanja. Prateći efekti (follow-up) jednog uspešno organizovanog događaja mogu biti veoma korisni za hotel.