Formiranje turističkog putovanja

Formiranje turističkog putovanja dugotrajan je proces u kojem dolazi do izražaja kreativnost stručnjaka organizatora putovanja.

Osnovni cilj stvaranja turističkog putovanja je da turistička agencija oblikuje takav skup usluga koji će zadovoljiti potrebe turista, obezbediti odgovarajući poslovni uspeh i biti jedan od osnova stabilnog rasta i razvoja turističke agencije.

Osnovni preduslov za stvaranje turističkog putovanja je postojanje odgovarajućih informacija o kretanjima na strani turističke tražnje i ponude. Cilj je dobijanje podataka o karakteristikama potencijalnih turista, konkurenata, kao i o ukupnim promenama u okruženju turističke agencije (npr. mere državnih organa).

Formiranje turističkog putovanja se sastoji od tri osnovne faze:

1.  postavljanje turističkog putovanja,

2.  kalkulacija cene turističkog putovanja i

3.  utvrđivanje uslova turističkog putovanja.

Kada se turističko putovanje postavi, izračunaju njegovi troškovi, odredi cena i osnovni uslovi, slede faze njegovog plasiranja/prodaje na tržištu, samog izvođenja i, na kraju, obračuna.

Postavljanje turističkog putovanja

Kao osnovni elementi turističkog putovanja, o kojima treba posebno voditi računa pri njegovom postavljanju, izdvajaju se:

•          itinerer (maršruta, tok putovanja),
•          prevozno sredstvo (ili sredstva),
•          aktivnosti u toku putovanja, odnosno boravka,
•          vreme polaska i povratka,
•          trajanje putovanja,
•          raspored vremena u toku putovanja,
•          broj osoba/učesnika putovanja,
•          uslovi turističkog putovanja.

Stvaranje, tj. izbor itinerera predstavlja fazu neposrednog planiranja, odnosno stvaranja turističkog putovanja. Itinererom se određuje pravac kretanja, od trenutka polaska do trenutka dolaska, mesta zadržavanja u toku prevoza, kao i aktivnosti u toku putovanja i u odredišnom mestu.

Itinerer, dakle, predstavlja precizan opis svih aktivnosti u toku turističkog putovanja dat u vremenskom sledu.

Važnost postavljanja preciznog itinerera zavisi od vrste turističkog putovanja. Ukoliko je u pitanju boravišno avionsko putovanje potrebno je manje detaljno planiranje i navođenje podataka u odnosu na akcijsko autobusko putovanje. To je posebno važno ukoliko pojedine od atraktivnosti, u toku putovanja autobusom, mogu delovati podsticajno na odlučivanje turista o kupovini konkretnog turističkog putovanja. Logično je da je postavljanje itinerera daleko bitnije i komplikovanije kod akcijskih aranžmana gde turisti svakog dana obilaze nove destinacije i noće u različitim mestima, u odnosu na neko boravišno letovanje gde su turisti 10 dana u mestu.

Dobar itinerer mora biti realan i usklađen sa stvarnim mogućnostima turista, prevoznog sredstva i prevoznog puta. Ukoliko se to ne učini, javljaju se problemi – nezadovoljstvo turista, nepoštovanje utvrđenog programa putovanja itd.

Prevozno sredstvo odnosno način prevoza bitan je faktor za opredeljivanje turista o kupovini putovanja. Izbor prevoznog sredstva utiče i na uobličavanje ostalih elemenata putovanja. Jedino je autobusom moguće ostvariti jedno turističko putovanje u celini.

Sa stanovišta zadovoljavanja potreba turista razlikujemo tri osnovne vrste usluga (aktivnosti) u okviru turističkog putovanja:

–           osnovne usluge – zadovoljavaju osnovne potrebe učesnika u toku putovanja (prevoz, smeštaj i ishrana),

–           programske usluge – razgledanje gradova, obilazak kulturno-istorijskih spomenika, posete raznim manifestacijama, izleti, …

–           dopunske usluge – na primer: ukazivanje stalne pažnje učesnicima putovanja, omogućavanje besplatnog korišćenja pojedinih usluga van onih naznačenih u programu i dr.

Vreme – Posebno je važan raspored vremena u toku odvijanja turističkog putovanja. Potencijalni turisti moraju biti upoznati sa rasporedom vremena u toku putovanja, da bi planirali svoje slobodno vreme.

Broj osoba/učesnika bitan je za postavljanje turističkog putovanja iz dva razloga. Prvo, jer turistička agencija bazira izvođenje putovanja na mimimalnom broju učesnika, koji služi kao osnova za kalkulaciju cene putovanja. Osim toga, broj osoba je bitan jer uslovljava i obim neophodnih poslova u vezi sa prodajom i izvođenjem turističkog putovanja.

Pošto se definišu osnovni elementi u okviru faze postavljanja turističkog putovanja, pristupa se drugoj fazi – kalkulaciji turističkog putovanja, da bi se utvrdili troškovi i obrazovala cena putovanja.

Kalkulacija turističkog putovanja

Kalkulacija, kao etapa u procesu formiranja turističkog aranžmana, sastoji se iz dva osnovna dela:

1.         Faza predkalkulacije i

2.         Faza konačne kalkulacije.

Kalkulacijom kao osnovom za obrazovanje cene turističkog aranžmana  treba postići da cena bude prihvatljiva za potencijalne potrošače, kao i da omogući ostvarivanje odgovarajućih poslovnih rezultata turističke agencije.

U fazi predkalkulacije troškovi u vezi sa aranžmanom se grubo procenjuju, kako bi se stekao uvid u moguću cenu aranžmana. Ukoliko se proceni da se ovako dobijena cena ne bi ostvarila željeni cilj može se odustati od formiranja turističkog aranžmana.

U fazi kalkulacije turističkog aranžmana utvrđuju se njegovi tačni troškovi i prodajna cena, i to uvek po jednom putniku. Da bi se obavila klkulacija turističkog aranžmana, potrbno je utvrditi tri osnovne veličine:

1) troškove pojedinih pružalaca usluga u okviru turističkog aranžmana (troškove dobavljača),

2) Troškove same turističke agencije (fiksne tj. nepromenljive troškove) i

3) Naknadu za ostvareni rad, odnosno profit/dobit („razlika u ceni“, odnosno marža).

Kalkulacija troškova pružalaca usluga obuhvata, kao osnovne, troškove prevoza i ugostiteljske usluge, a zatim i dopunske usluge (npr. razgledanje grada, različite vrste ulaznica i dr.) Od navedenih troškova najteže je kalkulisati troškove prevoza, i to kada prevozno sredstvo (najčešće autobus ili avion) zakupi turistička agencija. U slučaju korišćenja redovnih linija, situacija je jednostavna, jer se kalkuliše cenama po putniku koje su poznate i javno objavljene.

Ukoliko turistička agencija iznajmljuje prevozno sredstvo za čarter-prevoz, ugovara sa prevoziocem ukupnu cenu prevoza (a ne cenu po jednom putniku). Pri tome je potrebno pravilno proceniti broj putnika, kao osnovu za formiranje cene prevoza po jednom putniku (ukupna ugovorena cena prevoza se deli pretpostavljenim brojem putnika). Naime, polazi se od toga da bi iskorišćenje kapaciteta prevoznog sredstva trebalo da bude 85 i 90%.

Potrebno je napomenuti da se troškovi pružalaca usluga računaju u iznosima koji ne uključuju proviziju turističke agencije.

Kalkulacija troškova turističke agencije obuhvata procenu neposrednih troškova agencije u vezi sa formiranjem, prodajom i izvođenjem turističkog aranžmana. U ove troškove spadaju:

–    troškovi postavljanja turističkog aranžmana (prvenstveno troškovi rezervacije usluga – PTT troškovi),

–    troškovi plasmana aranžmana (trošovi u vezi sa propagandom i ostalim oblicima delovanja na potencijalne potrošače u cilju kupovine turističkog aranžmana),

–   troškovi u vezi sa neposrednom realizacijom aranžmana (informativni materijal koji se deli učesnicima u aranžmanu, putni troškovi i dnevnice vodiča i dr.)

Ovim troškovima treba dodati i deo fiksnih troškova agencije, koje agencija ima nezavisno od toga da li kreira neki aranžman ili ne: troškovi kirije, osiguranja, rata za kredit, komunalije, struja, telefon, internet i sl…

Kada se ovako utvrđenim troškovima turističke agencije, u vezi sa formiranjem i izvođenjem turističkog aranžmana, dodaju troškovi pružalaca usluga (neto cena + troškovi  agencije = bruto cena), dobija se osnova za kalkulaciju, odnosno obrazovanje prodajne cene turističkog aranžmana po jednom putniku.

Da bi prodajna cena bila konačno uobličena, potrebno je utvrditi i razliku u ceni, odnosno agencijsku maržu, kao naknadu za rad turističke agencije.

U ovoj fazi posebno dolaze do izražaja osobenosti obrazovanja cena na turističkom tržištu. To se posebno odnosi na uticaj na cenu pojedinih nematerijalnih elemenata aranžmana (turističko mesto u modi, osunčanost i dr.). Osim toga značajan je i uticaj spoljnih faktora, posebno konkurencije. Razlika u ceni se utvrđuje dodavanjem određenog postotka na bruto cenu turističkog aranžmana. Taj postotak varira u zavisnosti od turističke agencije i vrste aranžmana i kreće se između 5 i 20%.

Na taj način završena je kalkulacija prodajne cene turističkog aranžmana po jednom putniku (neto cena + troškovi agencije + razlika u ceni =  prodajna cena aranžmana).

Utvrđivanje uslova turističkog putovanja

Odnosi između turističke agencije, kao stvaraoca, i putnika/turiste, kao korisnika turističkog aranžmana, regulišu se prvenstveno na osnovu ugovora o putovanju. Konkretne uslove, u vezi sa turističkim aranžmanom, turistička agencija definiše u okviru svojih opštih uslova putovanja. Oni, imaju kao podlogu, odredbe Zakona o obligacionim odnosima.

Uslovi vezani za turistički aranžman moraju biti precizno definisani, kako bi se izbegle sve nedoumice u odnosima između turističke agencije i njenih klijenata. Potrošači mogu takvu ponudu prihvatiti ili odbiti. Ukoliko prihvate ponudu, podrazumeva se da su u potpunosti saglasni sa svim uslovima putovanja. Zbog toga agencija mora učiniti dostupnim kako svoje opšte uslove putovanja, tako i pojedine specifične koji se odnose na konkretan turistički aranžman.

Prema našima zakonskim propisima organizator putovanja je dužan da utvrdi opšte uslove putovanja, a posebno prava učesnika aranžmana u slučaju otkazivanja putovanja, promene ugovorene cene aranžmana, kao i postupka u slučaju reklamacije zbog potpunog ili delimičnog neizvršenja usluga predviđenih programom putovanja (Član 56. Zakona o turizmu iz 2009. godine).

U našoj zemlji su opšti uslovi putovanja utvrđeni u okviru YUTA-e, a posebno su u okviru ove asocijacije doneti YUTA standardi za dečiji i omladinski turizam kojima su preciznije definisane obaveze turističke agencije u pripremi i izvođenju ove vrste turističkih aranžmana.

Turističke agencije definišu i posebne uslove u vezi sa korišćenjem konkretnog turističkog putovanja. Takvi posebni uslovi su po pravilu deo štampanog programa putovanja, a mogu se izdvojiti:

–           definisanje načina prijavljivanja putnika za konkretni aranžman (prodajna mesta, rokovi za prijavu, visina akontacije),

–           uslovi plaćanja (eventualna mogućnost plaćanja u više rata sa preciziranom dinamikom ili davanje popusta za ranija plaćanja),

–           mogući popusti ili doplate za korišćenje pojedinih usluga (jednokrevetna soba, pogled na more ili popusti koji se odobravaju za mlađe članove porodice),

–           neophodna dokumentacija za putovanje (pasoši, vize, potvrde o vakcinaciji ili o zdrvstvenom osiguranju i sl.).

Posebno je značajno precizno definisanje usluga koje su uključene u cenu aranžmana i ukazivanje na troškove koji nisu uračunati, kao što su aerodromske takse, ulaznice za palžu, bazene, skijaške terene i dr.